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La Importancia De Los Meeting Planners

Redacción  Este profesional no se limita a solo fungir como coordinador en una fiesta, sino que se encarga de todo lo que conlleva el evento

a organización de un evento requiere no solo de personal operativo y de alguien que coordine una fiesta, también se necesita de alguien que tenga la capacidad gestionar diversas cosas, algo que bien podría llevar a cabo un meeting planner.

“En términos generales, un meeting planner puede definirse como aquel profesional que planifica y gestiona distintos tipos de eventos, desde un evento social hasta el lanzamiento de producto, coordinación de capacitaciones empresariales, eventos de integración, por mencionar ejemplos”, comenta Rosemary Gutiérrez, Gerente de Operaciones de Salón Lago Esmeralda.

Hasta hace poco se tenía la idea de que un organizador de eventos solo se limitaba a involucrarse cuando se llevaba a cabo un determinado evento, e incluso se minimizaba la profesión. Ahora, ante la demanda de este tipo de actividades con el regreso a actividades tras el confinamiento,  los meeting planners se han vuelto mucho más necesarios y ellos han tenido que capacitarse para lograr que su trabajo logre cubrir cada etapa de la organización de un evento.

¿Por qué es importante contar con un meeting planner?

Este profesional no se limita a solo fungir como coordinador en una fiesta, sino que se encarga de todo lo que conlleva el evento, involucrándose y atendiendo las necesidades y contratiempos que se presentan durante la marcha.

Para dar cuenta de la importancia que tiene este profesional, Rosemary nos enlista una serie de funciones que desempeña un meeting planner.

  1. Define y selecciona el venue donde ser realizará el evento, tomando en consideración presupuesto, ubicación, dimensiones, accesos, relación con el tipo de evento, entre otros aspectos.
  2. Realiza el diseño, producción y ejecución del evento, desde que se concibe el concepto o propuesta hasta la realización del mismo.
  3. Supervisa o coordina el equipo o staff que habrá de participar en la organización y desarrollo del evento.
  4. Administra eficiente y correcta del presupuesto asignado.
  5. Define y lleva al cabo un plan de comunicación meticuloso, en el cual se cuiden detalles como el trato con medios, contenido que habrá de generarse para la promoción del evento, qué mensajes se comunicarán a la audiencia, cómo llegar a los patrocinadores y qué acuerdos establecer con ellos, entre otras cosas.
  6. En caso de que sea necesario establece el plan de Manejo de crisis in situ.
  7.  Y posterior al evento entrega al cliente informes y resultados.

Los especialista de Salón Lago Esmeralda colaboran en el proceso de organización del evento proporcionando todos los recursos y el asesoramiento necesario para que sea todo un éxito.

“Por ello es importante contar con un equipo dispuesto a colaborar en cada uno de los pasos, que ofrezca alternativas rápidas y un diálogo constante para solucionar cualquier imprevisto antes, durante y después del evento”, afirma Gutiérrez

Imágenes Cortesía:Salón Lago Esmeralda